Dette er en del 2 av artikkelen “Få ting gjort (1)”, som du finner her.

Flyt i arbeidet
I følge Dave Allen er det fem viktige stadier i arbeidsflyten:

  1. Samle inn ting som krever oppmerksomhet
  2. Behandle innholdet av dem, og hva vi må foreta oss med dem
  3. Ordne resultatene
  4. Velge blant alternativene vi har ordnet (i trinn 3)
  5. Gjøre det vi har valgt

Når vi skal ta beslutninger i hverdagen er det gjerne denne prosessen vi følger bevisst eller ubevisst, enten vi bestemmer oss for hva vi skal gjøre på kvelden, å søke en jobb eller starte et firma. Og alle andre store og små valg vi gjør i løpet av en dag. La oss ta en nærmere titt på det første stadiet, og hvordan bevisst bruk av det kan hjelpe oss å å få stadig bedre flyt:

1. Innboksen
Får å få til god flyt, vil det være greit å vite hvor man skal starte. Hvis jeg kan slipper å velge mellom mange startpunkter, blir det lettere å sette i gang. Derfor er innboksen et sentralt sted i Allens system. I innboksen samles alt. Får du et brev legger du det der. Oppdager du at du må skifte batterier i lommelykta, men mangler batterier, legger du lykta i innboksen. Skal sykkelen repareres, legger du den i innboksen… , (eller en lapp hvor det står “reparer sykkelen” :-).) Alt du skal gjøre skal i den boksen, og ingen andre steder.

MACKISSelv har jeg kjøpt en enkel, pen og billig boks fra IKEA, men en hvilken som helst eske gjør jobben. Her legger jeg alt som er fysisk, dvs. lapper for å huske ting, brev, artikler, lommelykter og hva det måtte være.

I tillegg har jeg en digital innboks på datamaskinen. Der samler jeg alt som kommer inn av data. Laster jeg ned noe fra nettet, legges det der. Skriver jeg et notat, legger jeg det der. Samler jeg bilder, legger jeg dem der.

Den siste innboksen min er på e-postlederen. Der samles alt fra de tre e-postkonoene jeg bruker.

Og det er det hele. Som du sikkert skjønner, er det en god ide å har så få innbokser som mulig, for å lette oversikten, og ha få og enkle startpunkter.

Innboksen tømmes helst hver dag.
For at boksen ikke skal flyte over, blir det viktig å tømme den ofte. En god regel vil sikkert være å tømme den hver dag. Men det greier ikke jeg. Noen dager er jeg så opptatt med andre ting at jeg ikke kikker i innboksen. Så jeg setter heller av tid til å gå gjennom den en gang pr. uke, hver fredag ettermiddag eller mandag morgen. Det tar mye mindre tid enn jeg trodde, og det er mye enklere enn tilfeldige skippertak.

En stor bonus med å samle ting slik, er at det er færre forstyrrelser på det fysiske skrivebordet, på Macens skrivebord, og i epost-mappa. Det er godt å starte dagen med sinnsro og “blanke ark”! Prøv det!

Men nede i innboksen blir det jo bare rot! Finnes det hjelp for rotehuer? Følg med i neste bolken:: Behandling av det som ligger i innboksen.